Office Coordinator
Η AIDA αναζητά για το γραφείο της Θεσσαλονίκης άτομο πλήρους απασχόλησης για την θέση Office Coordinator.
H θέσης αναφέρεται απευθείας στην Διοίκηση της εταιρείας.
O Office Coordinator λειτουργεί ως σύνδεσμος ανάμεσα στην διοίκηση, στα στελέχη, στους πελάτες και άλλους εξωτερικούς συνεργάτες. Η θέση απαιτεί άριστες οργανωτικές δεξιότητες και η άρτια εκτέλεση των καθηκόντων της συμβάλλει σημαντικά στην εύρυθμη λειτουργία όχι μόνο του γραφείου της Διοίκησης αλλά και των υπόλοιπων τμημάτων.
Πολύ σημαντικό είναι να χειρίζεται ευαίσθητα και σύνθετα θέματα με επαγγελματικό και αντικειμενικό τρόπο και να λαμβάνει πρωτοβουλίες όπου κρίνεται απαραίτητο, ειδικά σε περίπτωση απουσίας της Διεύθυνσης.
Αρμοδιότητες και καθήκοντα:
Ακαδημαϊκό υπόβαθρο, εμπειρία και γνώσεις:
Παροχές:
H θέσης αναφέρεται απευθείας στην Διοίκηση της εταιρείας.
O Office Coordinator λειτουργεί ως σύνδεσμος ανάμεσα στην διοίκηση, στα στελέχη, στους πελάτες και άλλους εξωτερικούς συνεργάτες. Η θέση απαιτεί άριστες οργανωτικές δεξιότητες και η άρτια εκτέλεση των καθηκόντων της συμβάλλει σημαντικά στην εύρυθμη λειτουργία όχι μόνο του γραφείου της Διοίκησης αλλά και των υπόλοιπων τμημάτων.
Πολύ σημαντικό είναι να χειρίζεται ευαίσθητα και σύνθετα θέματα με επαγγελματικό και αντικειμενικό τρόπο και να λαμβάνει πρωτοβουλίες όπου κρίνεται απαραίτητο, ειδικά σε περίπτωση απουσίας της Διεύθυνσης.
Αρμοδιότητες και καθήκοντα:
- Λειτουργεί ως σημείο επαφής μεταξύ της Διοίκησης, των στελεχών, των προμηθευτών και πελατών
- Χειρίζεται δεόντως κλήσεις, αιτήματα και ερωτήματα
- Υποστηρίζει τη διοίκηση στην έρευνα και την παρακολούθηση των ενεργειών για θέματα που εμπίπτουν στην αρμοδιότητα της διοίκησης – κυνηγώντας τις απαντήσεις και ενεργοποιώντας ενέργειες παρακολούθησης
- Τηρεί το πρόγραμμα της διοίκησης, διαχειρίζεται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οργανώνει συναντήσεις, ραντεβού, και κάνει την κατάλληλη προετοιμασία όπως agenda θεμάτων, ενημερώσεις πριν από τη συνάντηση και έγγραφα συναντήσεων
- Υποστηρίζει και παρακολουθεί τη διοργάνωση εταιρικών εκδηλώσεων
- Διαχειρίζεται τα ταξίδια και τη διαμονή, με γνώμονα την εύρεση καλύτερων λύσεων
- Λειτουργεί ως Office Manager, για την εύρυθμη λειτουργία του γραφείου (π.χ. απόθεμα των αναλωσίμων, λειτουργεία διαδικασιών του γραφείου) και αναζητά πλεονεκτικές προσφορές ή προμηθευτές
- Παραγωγή εγγράφων, ενημερωτικών εγγράφων, εκθέσεων και παρουσιάσεων
- Λαμβάνει υπαγόρευση, κρατάει σημειώσεις και εισάγει τα δεδομένα με ακρίβεια
- Αναπτύσσει και χρησιμοποιεί ένα αποτελεσματικό σύστημα τεκμηρίωσης και αρχειοθέτησης (ηλεκτρονικό και φυσικό αρχείο)
- Συμμετέχει στις συναντήσεις, εκδηλώσεις και εκθέσεις εκ μέρους της εταιρείας
- Παρακολουθεί τις ημερήσιες δαπάνες και εκπονεί εβδομαδιαίες, μηνιαίες ή τριμηνιαίες εκθέσεις
- Οποιαδήποτε άλλα καθήκοντα μπορεί εύλογα να απαιτηθούν από την διοίκηση
Ακαδημαϊκό υπόβαθρο, εμπειρία και γνώσεις:
- Σπουδές σε επίπεδο Τριτοβάθμιας Εκπαίδευσης ή ισοδύναμο
- Αποδεδειγμένη εμπειρία τουλάχιστον 3 χρόνια ως Executive Administrative Assistant, Senior Executive Assistant ή σε άλλη γραμματειακή θέση
- Πλήρης κατανόηση των συστημάτων και διαδικασιών διαχείρισης γραφείου
- Άριστη γνώση MS Office (Microsoft Office Word, Excel and PowerPoint)
- Άριστη γνώση αγγλικών
- Εξαιρετικές ικανότητες σχεδιασμού και διαχείρισης χρόνου
- Ενημέρωση σχετικά με τις εξελίξεις όσον αφορά τα τελευταία gadget και τις εφαρμογές γραφείου
- Εξαιρετική προσοχή στη λεπτομέρεια, με δυνατότητα διατήρησης υψηλού επιπέδου ακρίβειας
- Ικανότητα ταυτόχρονης εκτέλεσης πολλαπλών εργασιών, ιεράρχηση και εκ νέου ιεράρχηση του καθημερινού φόρτου εργασίας
- Υψηλού επιπέδου δεξιότητες γραπτής και προφορικής επικοινωνίας
- Ικανότητα αντιμετώπισης ευαίσθητων πληροφοριών με διακριτικότητα και τήρηση του απορρήτου
- Πρόσθετο προσόν ως Personal Assistant θεωρείται πλεονέκτημα
Παροχές:
- Ανταγωνιστικό σταθερό πακέτο αποδοχών
- Άριστο περιβάλλον εργασίας